各二級(jí)單位：

根據(jù)學(xué)?！稒n案管理辦法》（校行發(fā)[2002]9號(hào)）等有關(guān)文件精神，現(xiàn)就2023年檔案移交工作通知如下：

一、歸檔制度

繼續(xù)貫徹實(shí)施教育部《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定的“檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”，由各二級(jí)單位立卷歸檔。

二、歸檔內(nèi)容及期限

（一）2022年度形成的屬于歸檔范圍的各類文書(shū)綜合、教學(xué)學(xué)籍檔案等材料，于2023年5月底前向檔案館移交歸檔。

1、2022年度形成的OA系統(tǒng)外紙質(zhì)工作文件、材料等（注：OA系統(tǒng)電子公文已通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔）。

2、2022年度形成的反映本單位重大事件的影像文件（使用光盤或磁盤等載體移交）。

3、2022年度各類型學(xué)生畢業(yè)學(xué)籍檔案(主要為成績(jī)單、畢業(yè)生花名冊(cè)、畢業(yè)生合影、研究生學(xué)位答辯材料等)。

4、2022年度各類型學(xué)生入學(xué)學(xué)籍檔案（主要包括學(xué)生入學(xué)基本信息登記表、新生注冊(cè)名單、新生錄取花名冊(cè)、招生簡(jiǎn)章、招生政策文件等）。

5、各部門獲省部級(jí)及以上的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、證書(shū)、錦旗等以及與外單位公務(wù)交流中獲贈(zèng)的具有保存價(jià)值的實(shí)物。

（二）2023年度生成的科技檔案。

1、科研、設(shè)備檔案在項(xiàng)目完成后2個(gè)月內(nèi)歸檔。

2、基建檔案在項(xiàng)目完成后3個(gè)月內(nèi)歸檔。

（三）會(huì)計(jì)專門檔案

按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)處保管一年，期滿后于次年5月底前歸檔。

（四）2022年前遺留的各類檔案材料，請(qǐng)務(wù)必在2023年6月20日前全部進(jìn)行補(bǔ)充移交。

三、歸檔要求

（一）規(guī)范整理

1、2022年度形成黨群、行政類文書(shū)檔案按照《湖南師范大學(xué)文件材料歸檔方法改革方案》、《湖南師范大學(xué)歸檔文件整理規(guī)范》實(shí)行 “按件歸檔”。（注：本類檔案所涉及具體部門見(jiàn)附件2）

2、2022年度以前形成的黨群、行政類文書(shū)檔案仍按原有業(yè)務(wù)規(guī)范實(shí)行“立卷歸檔”。

3、黨群、行政類文書(shū)檔案外其他門類檔案仍按原有業(yè)務(wù)規(guī)范實(shí)行“立卷歸檔”。

4、所有移交檔案必須進(jìn)行規(guī)范整理，并將目錄錄入檔案館檔案管理系統(tǒng)。整理不規(guī)范、不完整的檔案不予接收。

5、不屬于歸檔范圍的有關(guān)材料，作為備查材料由各單位自行保存。

（二）集中移交

為了保證檔案材料的齊全完整和接收工作的有序進(jìn)行，同類檔案整理好后集中一性次移交，原則上不接受多批次移交。

移交手續(xù)

兼職檔案員填寫(xiě)《檔案材料歸檔交接單》，經(jīng)本單位分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)審核后加蓋單位公章，向檔案館移交。

四、日程安排

各單位檔案移交時(shí)間見(jiàn)通知附件。如需要上門指導(dǎo)，請(qǐng)?zhí)崆邦A(yù)約，聯(lián)系電話：88872173（彭老師、趙老師）

五、歸檔督查

對(duì)逾期不移交檔案的單位，檔案館將向其發(fā)放《催檔函》，并將相關(guān)情況上報(bào)學(xué)校。

檔案館                 

2023年4月10日