各二級單位：

根據學?！稒n案管理辦法》（校行發(fā)[2002]9號）等有關文件精神，現就2024年檔案移交工作通知如下：

一、歸檔制度

繼續(xù)貫徹實施教育部《高等學校檔案管理辦法》規(guī)定的“檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”，由各二級單位立卷歸檔。

二、歸檔內容及期限

（一）2023年度形成的屬于歸檔范圍的各類文書綜合、教學學籍檔案等材料，于2024年5月底前向檔案館移交歸檔。

1、2023年度形成的OA系統外紙質工作文件、材料等（注：OA系統電子公文已通過系統實現自動歸檔）。

2、2023年度形成的反映本單位重大事件的影像文件（使用光盤或磁盤等載體移交）。

3、2023年度各類型學生畢業(yè)學籍檔案(主要為成績單、畢業(yè)生花名冊、畢業(yè)生合影、研究生學位答辯材料等)。

4、2023年度各類型學生入學學籍檔案（主要包括學生入學基本信息登記表、新生注冊名單、新生錄取花名冊、招生簡章、招生政策文件等）。

5、各部門獲省部級及以上的獎狀、獎牌、獎杯、證書、錦旗等以及與外單位公務交流中獲贈的具有保存價值的實物。

（二）2024年度生成的科技檔案。

1、科研、設備檔案在項目完成后2個月內歸檔。

2、基建檔案在項目完成后3個月內歸檔。

（三）會計專門檔案

按《會計檔案管理辦法》規(guī)定，會計檔案在會計年度終了后，由財務處保管一年，期滿后于次年5月底前歸檔。

（四）2023年前遺留的各類檔案材料，請務必在2024年6月20日前全部進行補充移交。

三、歸檔要求

（一）規(guī)范整理

1、2023年度形成黨群、行政類文書檔案按照《湖南師范大學文件材料歸檔方法改革方案》、《湖南師范大學歸檔文件整理規(guī)范》實行“按件歸檔”。（注：本類檔案所涉及具體部門見附件1）

2、2022年度以前形成的黨群、行政類文書檔案仍按原有業(yè)務規(guī)范實行“立卷歸檔”。

3、黨群、行政類文書檔案外其他門類檔案仍按原有業(yè)務規(guī)范實行“立卷歸檔”。

4、所有移交檔案應進行規(guī)范整理，并將目錄錄入檔案館檔案管理系統。整理不規(guī)范、不完整的檔案不予接收。

5、不屬于歸檔范圍的有關材料，作為備查材料由各單位自行保存。

（二）集中移交

為了保證檔案材料的齊全完整和接收工作的有序進行，同類檔案整理好后集中一性次移交，原則上不接受多批次移交。

（三）移交手續(xù)

兼職檔案員填寫《檔案材料歸檔交接單》，由所在單位檔案工作負責人簽字并加蓋單位印章，一式兩份辦理移交，歸檔部門和檔案館各執(zhí)一份存查。

四、注意事項

1.根據國家法規(guī)，任何部門或個人不得將檔案據為己有或者拒絕歸檔，必須定期向檔案館移交檔案。

2.盡量確保兼職檔案人員的穩(wěn)定性，如有分管檔案工作負責人、兼職檔案員和其他檔案工作人員變動的，請各單位及時落實接管人員，重新填寫《檔案工作負責人和兼職檔案員登記表》（附件2），并報檔案館備案。

3.《2024年湖南師范大學各立卷單位檔案移交時間表》（附件3）。如需要上門指導，請?zhí)崆邦A約，聯系電話：88872173（彭老師、趙老師）

五、歸檔督查

對逾期不移交檔案的單位，檔案館將向其發(fā)放《催檔函》，并將相關情況上報學校。

檔案館

2024年4月8日